Hubungan Sekretaris dengan Pimpinannya
Hubungan Sekretaris dengan Pimpinannya - Ruangan Lingkup Sekretaris
Pekerjaan seseorang sekretaris yaitu menolong pimpinan dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan tehnis, namun cukup perlu berarti untuk pimpinan.
Seseorang pimpinan juga akan begitu membutuhkan pertolongan sekretaris dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
A. Terima tamu
Satu diantara pekerjaan sekretaris yaitu mengatur pertemuan pada atasan dengan tamu yang juga akan berjumpa dengan atasan. Dari mulai buat janji, konfirmasi sampai terima kehadiran tamu atasan di kantor. Namun jadi sekretaris, kamu tidak dapat asal terima tamu demikian saja. Ada norma serta ketentuan sendiri dalam terima tamu, baiknya kamu simak banyak hal yang perlu kamu cermati waktu terima tamu atasan di kantor.
Menyongsong, terima serta mempersilahkan tamu duduk. Baiknya tamu janganlah dilewatkan sangat lama menanti. Demikian kamu tahu kalau tamu telah datang, selekasnya jumpai serta sambutlah seperti harusnya. Hadapilah tamu dengan sopan namun tidak takut-takut serta ramah namun tetaplah berikan kesan serius serta berwibawa.
Basa basi dengan tamu bisa saja namun janganlah dibiarkan tamu bicara tidak keruan. Bila perbincangan tamu mulai melenceng, kembalikan perbincangan ke masalah yang sesungguhnya dengan ramah namun bijak.
Apabila tamu menginginkan berjumpa dengan atasan namun atasan kamu tak ada di tempat baiknya tamu dipersilahkan untuk isi buku tamu serta menuliskan pesan yang menginginkan di sampaikan pada atasan. Dapat juga bicarakan dengan lisan mengenai kebutuhannya pada atasan lantas berikan kepadanya untuk memberitahukan pertemuan kembali dengan kamu.
Bila atasan ada di tempat, tamu dipersilahkan menanti di ruangan tamu. Lantas tanyakanlah apakah telah ada janji terlebih dulu, bila telah jadi kamu dapat memberitahukan pada atasan kamu. Beri bacaan yang netral seperti surat berita atau majalah jadi rekan pengusir sepi.
Kemudian hubungi atasan kamu serta infokan tamu yang datang, lengkap dengan jati diri serta keperluannya. Bila nyatanya atasan kamu tidak bersedia menemuinya karna suatu hal hal jadi kamu mesti menyebutkan pada tamu dengan diplomatis. Berarti kamu mesti mengemukakan dengan sopan, teratur serta tidak mengakibatkan kerusakan nama instansi ataupun kewibawaan atasan.
Namun bila atasan kamu bersedia menjumpai atasan, antarkan tamu ke tempat di mana atasan kamu menginginkan berjumpa. Janganlah dibiarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karna jadi tamu pastinya dia belum juga kenal dengan kantor kamu terkecuali dia memanglah seringkali datang ke kantor kamu. Yang butuh kamu ingat yaitu jadi sekretaris langkah kamu hadapi tamu kerapkali mencerminkan citra perusahaan serta mencerminkan profesionalisme kamu dalam bekerja. Jadi jaga sikap serta bicara kamu pada tamu, client atau beberapa orang dari lembagai beda yang mempunyai urusan dengan perusahaan. Mudah-mudahan berhasil.
B. Terima telepon
1. Pengertian Bertelepon
Telepon datang dari kata tele serta phone yang memiliki pengertian jauh serta mendengar. Jadi, telepon yaitu bicara dari jarak jauh. Telepon adalah alat komunikasi yang paling efisien.
Oleh karenanya, keinginan juga akan telepon yang makin bertambah. Telepon adalah sisi dari kehidupan manusia fasilitas penunjang usaha. Pemakai telepon ada pada beragam susunan orang-orang baik individu atau lembaga. Saat ini telepon telah dimodifikasi, jadi alat komunikasi yang multiguna, serta beragam macam jenis.
2. Norma Mengatasi Telepon
“Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan satu hari – hari yaitu menelepon serta terima telepon, sikap hormat serta ramah dalam terima atau bertelepon begitu punya pengaruh pada nilai seorang”. 9)
Berlakulah lumrah serta ramah dalam perbincangan ditelepon. Kamu bicara ditelepon mesti tulus serta ingin dengarkan apa yang disebutkan oleh orang yang bicara dengan Kamu. Bila Kamu bicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Jangan sampai sekali – kali berasumsi kalau orang yang menelepon tidak lihat Kamu. Oleh karenanya, butuh diupayakan berilah kesan yang baik, janganlah bicara dengan tergesa – gesa atau geram. Berhati – hatilah supaya suara jengkel tidaklah sampai kentara pada nada Kamu. Nada Kamu mewakili nada pimpinan serta perusahaan. Kerapkali orang yang menelepon menarik rangkuman mengenai pimpinan serta perusahaan Kamu berdasar pada rekanan yang diperolehnya saat menelepon. Karena service telepon yang kurang mengasyikkan dapat menghancurkan semua usaha perusahaan. Sekian, sikap yang baik dalam melayani telepon bisa memberi nama baik pada kantor.
Hubungan Sekretaris dengan Pimpinannya
3. Langkah – Langkah serta Service Telepon
Menyiapakan alat catat, tempatkan didekat pesawat telepon. Supaya gampang dibutuhkan.
Tulislah nomor – nomor telepon perlu yang seringkali diperlukan serta letakanlah di meja kerja, untuk mempermudah apabila dibutuhkan.
Jangan sampai bicara dengan orang ke-3 pada saat menelepon.
Dalam perbincangan telepon, kata – kata mesti disampaikan dengan terang, cermatilah volume nada Kamu, bicaralah dengan lancar serta suara nada tidak bisa datar.
Angkatlah gagang telepon sebelumnya ke-3 kalinya.
Jawablah dengan memberi jati diri Kamu, selekasnya tanyakanlah siapa yang mengajak bicara, jika penelepon tidak mengatakan jati diri janganlah dikaitkan dengan pimpinan, meskipun dalam kondisi menekan.
Jika pimpinan tak ada di tempat, serta Kamu tidak bisa menolong penelepon menangani masalah, janganlah memberitahu pimpinan dapat didapati.
Jika panggilan telepon datang, sedang Kamu tengah melayani perbincangan dengan telepon yang lain, katakan kalau Kamu mesti terima telepon beda.
Mintalah pada penelepon awal supaya ingin menanti, jawablah panggilan penelepon ke-2, mintalah kepadanya agar dia ingin menanti sesaat Kamu merampungkan perbincangan awal, dan mohon maaf karna mesti menanti.
Sekretaris yang bertanggungjawab penuh atas kelancaran terima telepon serta menelepon bisa membina hubungan baik pada kantor dengan kantor beda.
